Beds24 Anzahlung mit Stripe: Vorauszahlung, Kaution oder Kartengarantie

Anzahlung, Kaution, Kartengarantie: Was ist was?

In Beds24 ist die Anzahlung ein Teil des Preises: Sie legen für Direktbuchungen einen Prozentsatz fest, Stripe zieht ihn bei der Buchung ein, und die Restzahlung folgt vor der Anreise. Die Kaution deckt Schäden ab: Eine Stripe-Zahlungsregel mit Capture = NO (im deutschen Beds24-Wiki „Endbelastung = Nein“) und eine Auto Action autorisieren vor der Anreise einen Betrag auf der Karte des Gastes, der freigegeben wird, wenn Sie ihn nicht einziehen. Auf der virtuellen Karte einer OTA lässt sich keine Kaution autorisieren.

Eine Vorautorisierung (englisch card hold oder pre-authorization) reserviert einen Betrag auf der Karte des Gastes, ohne ihn einzuziehen. Beds24 unterstützt das mit Stripe: „Mit Stripe können Sie autorisieren, dass eine Kreditkartenzahlung nach einer bestimmten Zeit freigegeben wird, wenn die Zahlung nicht eingezogen wird“ (Beds24-Wiki). Achten Sie auf die Begriffe: Die englische Beds24-Dokumentation nennt die Anzahlung „deposit“ und die Kaution „security deposit“. Wenn Sie eine Anleitung oder einen Forumsbeitrag auf Englisch lesen, prüfen Sie, welche der beiden gemeint ist.

Kurz gesagt: In Beds24 ist die Anzahlung ein Teil des Preises, der bei der Buchung eingezogen wird („Endbelastung = Ja“, englisch Capture = Yes), und die Kaution eine Stripe-Vorautorisierung („Endbelastung = Nein“), die freigegeben wird, wenn Sie sie nicht einziehen. Mit Bookpage24 bleiben Anzahlung und Vollzahlung auf der Zahlungsseite von Beds24, mit Ihrem eigenen Stripe oder PayPal.

Zahlungsanbieter in Beds24: Stripe, PayPal und die Kosten

Beds24 verbindet sich mit mehreren Zahlungsanbietern: Die Zahlungsseite von Beds24 zeigt Stripe, PayPal, Authorize.Net, AsiaPay, Zettle und Agoda, dazu die Logos von Google und Apple (Beds24). Das Geld fliesst laut Beds24 direkt auf Ihr Konto, ohne zusätzliche Kosten oder Gebühren. Eine Bearbeitungsgebühr verlangt Beds24 nicht: Sie zahlen nur die Gebühr Ihres Zahlungsanbieters. Mit einem verbundenen Zahlungsanbieter können Sie laut Beds24:

• Anzahlungen, Teilzahlungen oder Vollzahlungen einziehen, oder Zahlungen vorautorisieren und später einziehen;
• Zahlungen per automatischer oder manueller E-Mail anfordern, die Gäste dann sicher online bezahlen;
• eine oder mehrere Zahlungen bei Fälligkeit automatisch einziehen, mit Auto Actions;
• Kartendaten sicher erfassen und Zahlungen manuell abwickeln.

Ohne Zahlungsanbieter können Sie weiterhin eine Banküberweisung, einen Scheck oder eine andere Offline-Zahlung anfordern. Dieser Ratgeber nimmt Stripe als Beispiel, weil Beds24 seine Schritt-für-Schritt-Anleitungen für Kaution, Anzahlung und Restzahlung für Stripe geschrieben hat, auch im deutschen Wiki. Was Beds24 selbst kostet, zeigt unser Überblick Beds24 Preise. Bookpage24 nutzt das Stripe oder PayPal, das Sie in Beds24 eingerichtet haben.

Kaution per Stripe-Vorautorisierung einrichten

Beds24 beschreibt, wie Sie eine erstattungsfähige Kaution auf der Karte des Gastes autorisieren (Beds24-Wiki). Die Menüpfade stammen aus dem deutschen Wiki:

1. Stripe verbinden, unter (KONFIGURATION) ZAHLUNGEN > ZAHLUNGSDIENSTLEISTER > STRIPE.
2. Eine Zahlungsregel für die Kaution anlegen, unter (KONFIGURATION) ZAHLUNGEN > ZAHLUNGSREGELN, mit „Endbelastung = Nein“ (englisch Capture = NO): Der Betrag wird autorisiert, nicht belastet. Standardmässig verhindert die Regel automatische Zahlungen mehr als 7 Tage nach dem Check-out („Zahlung nach Check-out unterbinden (Tage) = 7“).
3. Eine Auto Action hinzufügen, unter (KONFIGURATION) GÄSTEMANAGEMENT > AUTO ACTIONS: Sie autorisiert die Kaution entweder auf der Karte, die bereits bei Stripe gespeichert ist, oder sendet dem Gast per E-Mail einen Link, damit er sie selbst autorisiert.
4. Zeitpunkt und Betrag wählen: im Beispiel von Beds24 der Tag vor der Anreise und ein fester Betrag, den Sie in Ihrer Währung festlegen, ob CHF oder EUR.

Ist nichts beschädigt, ziehen Sie nichts ein, und die Autorisierung wird nach der festgelegten Zeit freigegeben. Gibt es einen Schaden, können Sie den autorisierten Betrag einziehen.

Achten Sie auf die Laufzeit der Vorautorisierung. Laut Stripe ist eine Autorisierung für eine Online-Kartenzahlung in der Regel 7 Tage gültig; für eine Visa-Vorautorisierung, die ohne den Gast ausgelöst wird (eine vom Händler initiierte Transaktion, etwa per Auto Action auf eine gespeicherte Karte), beträgt das Fenster 5 Tage. Danach werden nicht erfasste Gelder freigegeben (Stripe). Für bestimmte Online-Kartenzahlungen bietet Stripe erweiterte Autorisierungen an.

Ein Rechenbeispiel: Bei einer Ferienwoche von Samstag bis Samstag liegen zwischen einer Vorautorisierung am Freitag vor der Anreise und dem Check-out acht Tage, also mehr als die 5 oder 7 Tage, die Stripe nennt. Die Kaution kann dann vor dem Check-out freigegeben sein. Testen Sie den ganzen Ablauf vor der Saison mit einer Buchung auf Ihren eigenen Namen und prüfen Sie die Autorisierung in Ihrem Stripe-Dashboard.

3D Secure: Zahlungslink für Gäste aus der EU

Bei 3D Secure bestätigt der Karteninhaber eine Zahlung selbst. Beds24 warnt: „Wenn Sie sich in der EU befinden und/oder Gäste aus der EU haben, müssen Sie möglicherweise 3DSecure Payments einhalten, d. h. Sie müssen dem Gast einen Zahlungslink senden, damit er direkt bezahlen kann“ (Beds24-Wiki).

Genau dafür ist die zweite Auto Action da: eine E-Mail mit einem Link zur Zahlungsseite von Beds24, auf der der Gast die Kaution autorisiert. Derselbe Hinweis steht in der Anleitung für Anzahlung und Restzahlung (Beds24-Wiki) und gilt also auch dort.

Beds24 nennt dabei nicht nur Unterkünfte in der EU, sondern auch Gäste aus der EU. Eine Unterkunft in der Schweiz ist also nicht automatisch ausgenommen: Kommen Ihre Gäste aus Deutschland, Österreich oder Italien, planen Sie den Zahlungslink von Anfang an ein.

Keine Kaution auf virtuellen OTA-Karten

Mehrere OTAs, darunter Booking.com, Expedia und Agoda, stellen für manche Buchungen eine virtuelle Kreditkarte (VCC) bereit: Sie gehört nicht dem Gast.

Beds24 ist eindeutig: „Es ist nicht möglich, eine erstattungsfähige Zahlung mit einer virtuellen Karte zu autorisieren“ (Beds24-Wiki). Senden Sie diesen Gästen einen Link, damit sie die Kaution auf ihrer eigenen Karte autorisieren.

Die Anleitung von Beds24 nimmt diese Buchungen über ihre Info-Codes von der automatischen Aktion aus: BOOKINGVIRTCARD, EXPEDIACOLLECT, AGODACOLLECT.

Beds24 Anzahlung oder Vollzahlung bei Direktbuchungen

Bei der Anzahlung zieht Beds24 einen Teil des Preises bei der Buchung ein und die Restzahlung vor der Anreise (Beds24-Wiki). Laut deutschem Wiki legen Sie unter (KONFIGURATION) BUCHUNGSMASCHINE fest, welche Anzahlung für „Reguläre Buchungen“ und welche für „Kurzfristige Buchungen“ gilt; im englischen Wiki stehen die Prozentsätze unter (SETTINGS) BOOKING ENGINE > DEPOSIT COLLECTION DIRECT BOOKINGS (Beds24 guide). Im Beispiel von Beds24:

• Anzahlung: 30 % bei der Buchung („Anzahlung 1 Prozent = 30“, für reguläre Buchungen);
• Vollzahlung: 100 % („Anzahlung 2 Prozent = 100“) für kurzfristige Buchungen, also wenn die Buchung innerhalb von 14 Tagen vor der Anreise eingeht („Tage im Voraus = 14“);
• Einzug: In den Stripe-Einstellungen zieht „Endbelastung = Ja“ (englisch Capture = Yes) die Zahlung schon bei der Buchung auf Ihrer Beds24-Buchungsseite ein;
• Restzahlung: vor der Anreise per Auto Action von der gespeicherten Karte eingezogen, oder per Zahlungslink angefordert.

Ein Rechenbeispiel: Kostet der Aufenthalt 600 CHF, zahlt der Gast bei 30 % Anzahlung 180 CHF bei der Buchung und die restlichen 420 CHF vor der Anreise; in Euro gilt dieselbe Rechnung. Bucht er zehn Tage vor der Anreise, zahlt er in diesem Beispiel die vollen 600 CHF sofort.

Planen Sie auch unbezahlte Buchungen ein: Mit „Keine Zahlung Status = Storniert“ (englisch Non Payment Booking Status = Cancel) storniert Beds24 eine Buchung, deren Zahlung nicht abgeschlossen wird, und der Gast erhält die Buchungs-E-Mail erst nach der Zahlung. Halten Sie dann in Ihren AGB fest, wie hoch die Anzahlung ist, wann die Restzahlung fällig wird, wie hoch die Kaution ist und welche Stornobedingungen gelten.

Typische Fehler bei Anzahlung und Kaution

Diese Fehler lassen sich vor der Saison vermeiden:

• Anzahlung und Kaution verwechselt: In englischen Anleitungen ist „deposit“ die Anzahlung und „security deposit“ die Kaution.
• Vorautorisierung zu früh gesetzt: Bei längeren Aufenthalten kann sie vor dem Check-out ablaufen (laut Stripe meist nach 7 Tagen, bei Visa ohne den Gast nach 5 Tagen).
• Kaution auf einer virtuellen Karte versucht: Bei VCC-Buchungen von Booking.com, Expedia oder Agoda bleibt nur der Zahlungslink.
• Kein Zahlungslink für Gäste aus der EU: Wo 3D Secure gilt, muss der Gast die Zahlung selbst bestätigen.
• Kartengarantie mit Kaution gleichgesetzt: Eine hinterlegte Karte ist keine Vorautorisierung, es wird kein Betrag reserviert.
• Unbezahlte Buchungen nicht geregelt: Legen Sie fest, ob Beds24 sie storniert („Keine Zahlung Status = Storniert“).
• Nie getestet: Eine Testbuchung auf Ihren Namen zeigt, ob Zahlungsregel, Auto Action und Betrag stimmen.

Mit Bookpage24: Die Zahlung bleibt auf der Zahlungsseite von Beds24

Bookpage24, entstanden in einer Gruppe von acht Schweizer Hotels auf Beds24, ist eine Beds24 Booking Engine, die die Buchungsseite Ihrer Gäste ersetzt, ohne Beds24 zu verlassen. Pro Unterkunft wählen Sie eine von vier Zahlungsregeln; die Kaution steht zum Vergleich in der Tabelle:

Bei Anzahlung und Vollzahlung legt Bookpage24 die Buchung in Beds24 zuerst als Anfrage an und hält das Zimmer, während der Gast bezahlt: standardmässig 30 Minuten, pro Unterkunft einstellbar. Kommt die Zahlung nicht rechtzeitig, wird die Anfrage automatisch storniert und das Zimmer wieder freigegeben; trifft sie ein, wird die Buchung automatisch bestätigt.

Keine Kartendaten laufen über Bookpage24: Das Geld landet auf Ihrem eigenen Stripe- oder PayPal-Konto. Vor der Zahlung sieht der Gast den fälligen Gesamtbetrag, Kurtaxe inklusive, wenn Sie sie eingerichtet haben.

Die Kaution bleibt eine Einstellung in Beds24, und eine Kartengarantie ersetzt sie nicht. Bookpage24-Buchungen werden wie jede andere Buchung in Beds24 geschrieben, mit einer Referenz; eine Auto Action, die für alle Buchungsquellen gilt, greift also auch bei ihnen. Prüfen Sie das an einer Testbuchung.

Wie Sie Zimmertypen umbenennen und die Seite gestalten, zeigt unser Ratgeber Beds24 Buchungsseite anpassen; wie Sie die Seite in Ihre Website einbauen, lesen Sie unter Beds24 Widget einbinden; und was Direktbuchungen ohne Provision bringen, rechnet Buchungssystem ohne Provision vor.

Beds24 verbinden – Diagnose gratis: Registrierung ohne Kreditkarte. Sie verbinden Beds24, sehen die Diagnose und richten Zimmer und Zahlungsregel ein, bevor Sie etwas bezahlen. Bookpage24 hat keine kostenlose Testphase: Das Abo beginnt erst, wenn Ihre Seite online geht, ab $29 pro Monat und Unterkunft (exkl. MwSt.), mindestens ein Monat; alle Stufen finden Sie unter Preise. Auf Wunsch übernimmt unser Team die Einrichtung, Anzahlung und Kurtaxe inklusive.

Häufige Fragen