Caution et acompte sur Beds24 : empreinte Stripe, acompte ou paiement complet

Caution, acompte, empreinte bancaire : de quoi parle-t-on ?

Quatre termes, quatre réalités, et des réglages différents dans Beds24 :

L’empreinte bancaire autorise un montant sur la carte du client sans l’encaisser. Beds24 le permet avec Stripe : un paiement autorisé mais non encaissé est libéré après une période fixe (wiki Beds24).

Dans la documentation de Beds24, en anglais, « deposit » désigne l’acompte et « security deposit » la caution. Et « caution », en anglais, veut dire « prudence ».

Moyens de paiement et frais sur Beds24

Avec Beds24, l’argent arrive directement sur votre compte chez un prestataire de paiement intégré, comme Stripe ou PayPal (beds24.com). Beds24 permet d’encaisser des acomptes, des paiements complets ou des pré-autorisations à encaisser plus tard, et ne prend aucun frais de traitement : vous ne payez que votre prestataire.

Autres options : collecter les coordonnées de carte et débiter vous-même via votre banque, ou demander un virement. La suite prend l’exemple de Stripe, que les guides Beds24 détaillent pas à pas.

Prendre une caution par empreinte Stripe dans Beds24

Beds24 décrit comment autoriser une caution remboursable sur la carte du client (guide Beds24, en anglais) :

1. Connectez Stripe à Beds24, dans (SETTINGS) PAYMENTS > PAYMENT GATEWAYS > STRIPE.
2. Créez une règle de paiement pour la caution, avec Capture = NO : le montant est autorisé, pas débité. Par défaut, elle bloque tout paiement automatique plus de 7 jours après le départ (Prevent payment after check-out (days) = 7).
3. Ajoutez une action automatique dans (SETTINGS) GUEST MANAGEMENT > AUTO ACTIONS : elle autorise la caution sur la carte déjà enregistrée chez Stripe, ou envoie au client un lien pour qu’il l’autorise lui-même.
4. Choisissez le moment et le montant : la veille de l’arrivée et un montant fixe, dans l’exemple de Beds24.

Sans dégâts, vous n’encaissez rien : l’autorisation est libérée après la période fixe. Sinon, le montant autorisé peut être encaissé.

Testez le réglage sur une réservation à votre nom avant la saison, et vérifiez l’autorisation dans votre tableau de bord Stripe.

3D Secure : le lien de paiement pour les clients européens

Le 3D Secure demande au titulaire de la carte de confirmer lui-même le paiement. Beds24 prévient : si vous êtes dans l’UE ou si vous recevez des clients de l’UE, vous devrez peut-être envoyer au client un lien de paiement pour qu’il paie directement (wiki Beds24).

C’est le rôle de la seconde action automatique : un e-mail avec un lien vers la page de paiement Beds24, où le client autorise la caution. Le même avertissement vaut pour l’acompte et le solde.

Pas de caution sur les cartes virtuelles des OTA

Plusieurs OTA, dont Booking.com, Expedia et Agoda, fournissent pour certaines réservations une carte virtuelle (VCC) : ce n’est pas la carte du client.

Or Beds24 est formel : impossible d’autoriser une caution sur une carte virtuelle. Envoyez au client un lien pour qu’il l’autorise sur sa propre carte.

Le guide Beds24 exclut d’ailleurs ces réservations de l’action automatique grâce à leurs codes : BOOKINGVIRTCARD, EXPEDIACOLLECT, AGODACOLLECT.

Acompte ou paiement complet pour les réservations directes

Pour l’acompte, Beds24 encaisse une partie à la réservation, puis le solde avant l’arrivée (guide Beds24). Les pourcentages se règlent dans (SETTINGS) BOOKING ENGINE > DEPOSIT COLLECTION DIRECT BOOKINGS. Dans l’exemple de Beds24 :

• Acompte : 30 % à la réservation (Deposit Collection 1) ;
• Paiement complet : 100 % (Deposit Collection 2) si la réservation est faite moins de 14 jours avant l’arrivée ;
• Encaissement : côté Stripe, Capture = Yes encaisse dès la réservation sur votre page Beds24 ;
• Solde : prélevé avant l’arrivée par une action automatique, ou demandé par lien de paiement.

Prévoyez les impayés : avec Non Payment Booking Status = Cancel, Beds24 annule la réservation non payée, et le client ne reçoit l’e-mail de réservation qu’après paiement.

Écrivez dans vos conditions le montant de l’acompte, la date du solde, le montant de la caution et les règles d’annulation.

Avec notre page : le paiement reste sur la page Beds24

Notre moteur de réservation Beds24 remplace la page que voient vos clients, sans quitter Beds24. Vous choisissez, pour chaque établissement, l’une de ces quatre règles de paiement :

Aucune donnée de carte ne passe par nous : l’argent arrive sur votre compte Stripe ou PayPal. Avant de payer, le client voit le total dû, taxe de séjour comprise si vous l’avez renseignée.

La caution reste un réglage Beds24 : notre page ne la prend pas, et la carte en garantie n’en est pas une. Nos réservations sont inscrites dans Beds24 comme les autres : une action automatique visant toutes les sources de réservation s’y applique aussi, à vérifier sur une réservation test.

Si vous préférez, nous l’installons pour vous. Et pour vous former en français, voyez Beds24 en français.

Questions fréquentes