Beds24 Tutorial: Beds24 Schritt für Schritt einrichten, auf Deutsch

Beds24 auf Deutsch umstellen: Oberfläche, Wiki und Hilfe

Ja, Beds24 gibt es auf Deutsch. Das Control Panel ist vollständig auf Englisch und Deutsch verfügbar, in einigen weiteren Sprachen nur teilweise (Beds24-Wiki). Die Sprache stellen Sie in Ihren Beds24-Einstellungen um. Der Support antwortet laut derselben Seite nur auf Englisch oder Deutsch und hilft weiter, falls Sie die Einstellung nicht finden.

• Deutsches Wiki: Die wichtigste Anleitung ist der Quick Setup mit allen Menüpfaden auf Deutsch; die Grundbegriffe erklärt die Einführung.
• Setup-Assistenten auf Deutsch: Die Setup Wizards führen durch die Grundeinstellungen.
• Videos: eine YouTube-Playlist; laut Wiki sind die Video-Tutorials teilweise englischsprachig.
• Webinare gibt es derzeit nur auf Englisch (Details weiter unten).

Gut zu wissen: Das deutsche Wiki nennt die Menüs (KONFIGURATION) > …, das englische (SETTINGS) > …. Wir verwenden hier die deutschen Pfade aus dem Wiki. Die Sprache Ihrer Buchungsseite für Gäste ist übrigens eine eigene Einstellung (siehe Schritt 1).

Wichtig im deutschsprachigen Raum: Das Control Panel verwendet das englische Zahlenformat. Dezimalstellen trennen Sie mit einem Punkt, nicht mit einem Komma, also 99.50 statt 99,50 (Quick Setup).

Schritt 1: Konto und Unterkunft anlegen

Beginnen Sie unter (KONFIGURATION) > BENUTZERKONTO. Laut Quick Setup prüfen Sie dort die Einstellungen des Control Panels, die Absenderadresse für E-Mails an Gäste (VERSAND EMAIL), die Benachrichtigungen, den Zugang mit Passwort und Zwei-Faktor-Authentifizierung (ACCOUNT ACCESS) und den Datenschutz. Beds24 empfiehlt verschiedene E-Mail-Adressen zum Senden und Empfangen, weil einige E-Mail-Programme wie Gmail eingehende E-Mails von derselben Adresse verbergen.

Dann legen Sie die Unterkunft an, auf einem von drei Wegen:

• Import aus Airbnb: Beds24 erstellt aus Ihrem Inserat eine Unterkunft mit einer Einheit oder fügt es einer bestehenden Unterkunft hinzu.
• Import aus Booking.com: Ihre Unterkunft wird aus Ihrem Booking.com-Konto übernommen.
• Von Hand unter (KONFIGURATION) > UNTERKÜNFTE; danach füllen Sie (KONFIGURATION) > UNTERKÜNFTE > BESCHREIBUNG aus.

Eine Unterkunft oder mehrere? Hotels, Pensionen und Gasthöfe werden in der Regel als eine Unterkunft mit mehreren Zimmern eingerichtet. Haben Ihre Häuser oder Wohnungen aber verschiedene Hotel-Codes bei Booking.com, müssen sie laut Beds24 als separate Unterkünfte angelegt werden, damit sich jede verbinden lässt. Jede Unterkunft kann dann eine eigene Buchungsseite haben, oder Sie nutzen eine gemeinsame Seite für alle.

Sie verkaufen auf Deutsch, Englisch und Französisch, vielleicht auch auf Italienisch? Aktivieren Sie die Sprachen unter (KONFIGURATION) BUCHUNGSMASCHINE > INTERNATIONALISIERUNG. Beds24 zeigt danach pro Sprache einen Tab in Beschreibungen und Benachrichtigungen, und jeder Tab muss ausgefüllt werden.

Schritt 2: Zimmertypen und Einheiten

In Beds24 ist eine Einheit alles, was sich separat buchen lässt: ein Zimmer, eine Wohnung, ein Bungalow. Hat eine Einheit mehrere gleiche Untereinheiten, zum Beispiel drei Doppelzimmer, ist sie ein Zimmertyp (Einführung). Sie legen die Einheiten laut Quick Setup unter (KONFIGURATION) > UNTERKÜNFTE > EINHEITEN an.

• Ferienwohnung als Ganzes vermietet? Auch dann brauchen Sie laut Beds24 mindestens eine Einheit, die der Gast buchen kann.
• Kopieren spart Zeit: Eine kopierte Einheit übernimmt alle Einstellungen. Sollen mehrere Einheiten dieselben Preise nutzen, löschen Sie die Preise vor dem Kopieren und legen sie erst an, wenn alle Einheiten erstellt sind.
• Offerten sind ein Preis in Kombination mit bestimmten Konditionen. Offerte 1 ist das Standardangebot; unter (KONFIGURATION) > UNTERKÜNFTE > OFFERTEN können Sie drei weitere anlegen, etwa stornierbar, nicht stornierbar oder als Paket.
• Namen, die Gäste verstehen. Interne Codes wie „XGL“ oder „DBLV“, die wir in echten Beds24-Konten sehen, sagen einem Gast nichts: Verwenden Sie klare Namen und echte Beschreibungen.

Schritt 3: Preise und Verfügbarkeit, damit kein „No price found“ erscheint

Dieser Schritt entscheidet, ob Sie überhaupt Buchungen erhalten. Das Wiki sagt es klar: „Das System kann nur Verfügbarkeiten anzeigen oder senden, wenn gültige Preise vorhanden sind.“ Ohne Preis bleibt ein Zimmer also auf Ihrer Buchungsseite und in Ihren Kanälen unsichtbar. Beds24 kennt zwei Preisarten (Quick Setup):

Der Preis-Wizard führt Sie durch die Einrichtung. Fehlt irgendwo ein Preis, klicken Sie auf der Seite KALENDER oder SUPPORT auf Preis Checker und dann auf Kalkulieren: Beds24 zeigt, warum kein Preis gefunden wird oder wie er berechnet wird. Die Verfügbarkeit ergibt sich aus der Anzahl Einheiten abzüglich der Buchungen; Zimmer ohne Buchung sperren Sie, indem Sie im KALENDER die Zahl in der Zeile „Inventar“ verringern.

Testen Sie danach wie ein Gast: Öffnen Sie Ihre Buchungsseite in einem privaten Fenster und suchen Sie 2 Nächte für 2 Erwachsene, etwa 30, 60 und 90 Tage im Voraus. Ein Zimmertyp ohne Preis an allen drei Daten ist nicht verkäuflich. Alle Ursachen und Lösungen finden Sie in unserer Anleitung „No price found“ in Beds24 beheben.

Erfassen Sie Preise mindestens so weit im Voraus, wie Ihre Gäste buchen, und wiederholen Sie den Test nach jedem Saisonwechsel: Ein fehlender oder abgelaufener Tarif ist der übliche Grund, warum ein Zimmer nicht mehr verkauft wird.

Schritt 4: Booking.com, Airbnb und andere Kanäle verbinden

Verbinden Sie Kanäle erst, wenn Zimmer und Preise stimmen: Ohne Preis sendet Beds24 keine Verfügbarkeit an die OTAs (Beds24-Wiki). Eingerichtet werden die Kanäle unter (KONFIGURATION) CHANNEL MANAGER. Das Verbinden besteht vor allem aus dem Mapping: Sie legen fest, welches Zimmer auf Booking.com oder Airbnb welcher Einheit in Beds24 entspricht. Beds24 empfiehlt, die Einheiten möglichst analog zu Ihren Kanälen einzurichten.

1. Kanal verbinden und jedes Zimmer zuordnen, nach der Beds24-Anleitung für diesen Kanal, etwa Booking.com synchronisieren. Alle Kanäle stehen in der Kanalliste des Wikis.
2. Künftige Buchungen importieren. Von Airbnb, Booking.com und Expedia kann Beds24 künftige Buchungen automatisch importieren, unter (KONFIGURATION) CHANNEL MANAGER > AIRBNB/BOOKING.COM/EXPEDIA. Das Wiki empfiehlt diese Methode, weil Beds24 dann auch spätere Änderungen übernimmt; der Import ist schon möglich, wenn der Kanal eingerichtet, aber noch nicht aktiviert ist.
3. Übrige Buchungen erfassen: als .csv-Datei unter (KONFIGURATION) UNTERKÜNFTE hochladen oder im KALENDER über das Koffer-Symbol eintragen.
4. Aktivieren und prüfen, ob jeder Kanal die erwarteten Preise und Verfügbarkeiten zeigt.

Vergleichen Sie vor dem Aktivieren für einige Daten den Preis in Beds24 mit dem, was der Kanal anzeigt. Weicht er ab, liegt es oft an Aktionen oder verknüpften Raten im Extranet des Kanals, nicht an Beds24. Und bleibt ein Kanal leer, ist die erste Frage immer dieselbe: Hat das Zimmer für diese Daten einen Preis?

Schritt 5: Zahlungen, Anzahlung und Kurtaxe

Um Zahlungen einzuziehen, verbinden Sie laut Quick Setup einen Zahlungsdienstleister unter (KONFIGURATION) > ZAHLUNGEN. Beds24 nennt Stripe seinen bevorzugten Partner, „der die beste Funktionalität bietet“; PayPal ist ebenfalls möglich. Die Anzahlungsregeln für Direktbuchungen liegen laut englischem Wiki unter (SETTINGS) BOOKING ENGINE > DEPOSIT COLLECTION DIRECT BOOKINGS (Initial Setup).

Legen Sie dann fest, was Gäste bei der Buchung zahlen: nichts, eine Anzahlung in Prozent, den vollen Betrag oder eine Karte als Garantie. Halten Sie Anzahlung, Fälligkeit des Restbetrags und Stornobedingungen in Ihren Geschäftsbedingungen fest, damit Gäste wissen, woran sie sind.

Die Kurtaxe ist in Beds24 nicht im Übernachtungspreis enthalten. Steuern, die zum Preis hinzukommen, legen Sie laut Wiki als Upselling-Posten unter (KONFIGURATION) BUCHUNGSMASCHINE > UPSELLING an: „obligatorisch“, je nach Berechnung „pro Person“ oder „pro Erwachsenem“, mit der Periode „pro Tag“ (Beds24-Wiki: Steuer). Satz und Ausnahmen, etwa für Kinder, erfahren Sie bei Ihrer Gemeinde oder Ihrem Tourismusbüro. Wie Gäste die Kurtaxe vor der Zahlung sehen statt erst beim Check-in, erklärt unsere Anleitung Kurtaxe in Beds24 einrichten.

Schritt 6: Buchungsseite und Website

Zu jedem Beds24-Konto gehört eine Buchungsseite. Ihr Aussehen passen Sie unter (KONFIGURATION) BUCHUNGSMASCHINE an, und ihre Adresse hat die Form https://beds24.com/booking2.php?propid=… (Beds24-Wiki). Diesen Link setzen Sie hinter die „Jetzt buchen“-Buttons Ihrer Website, in Ihr Google-Unternehmensprofil und in Ihre E-Mails.

Für Ihre eigene Website bietet Beds24 Widgets (Buchungsknöpfe, Buchungskästen, Buchungsstreifen, Kalender) unter (KONFIGURATION) > BUCHUNGSSEITE > WIDGETS; zum Einbinden müssen Sie das HTML Ihrer Seite bearbeiten können (Quick Setup). Mehr dazu in unseren Anleitungen Beds24-Buchungsseite anpassen, Beds24 Widget einbinden und Beds24 mit WordPress; ohne eigene Website helfen Ihre Optionen für einen Website Builder.

Zuletzt die Nachrichten an Ihre Gäste: Automatische E-Mails richten Sie unter (KONFIGURATION) GÄSTEMANAGEMENT > AUTO ACTIONS ein. Wie Vorlagen und Variablen funktionieren, erklärt unsere Anleitung zu den Beds24 Template Variables.

Passt die Standardseite nicht zu Ihrem Haus, ersetzt Bookpage24 sie, ohne dass Sie Beds24 verlassen. Diese Beds24 Booking Engine liest Preise und Verfügbarkeit live aus Beds24, zeigt jeden Zimmertyp mit echtem Namen, Fotos und Beschreibungen auf Deutsch, Englisch, Französisch, Italienisch und Spanisch, stellt die Offerten nebeneinander, zeigt die Kurtaxe pro Person und Nacht von Anfang an im Gesamtpreis und schreibt jede Buchung in Beds24, dessen Channel Manager das Zimmer dann auf allen Kanälen schliesst. Bookpage24 geht als gehostete Seite, als Widget mit zwei Zeilen Code oder als WordPress-Plugin online.

Die häufigsten Fehler beim Einrichten

Unsere Buchungsseite ist in einer Gruppe von acht Schweizer Hotels auf Beds24 entstanden. Beim ersten Test hatten 10 von 35 Zimmertypen keinen buchbaren Preis, und niemand hatte es bemerkt. Diese Fehler sehen wir am häufigsten:

• Preise, die zu früh enden. Der Tarif endet mit der laufenden Saison, und spätere Daten zeigen „No price found“, auf der Buchungsseite wie in den Kanälen.
• Eine Regel, die strenger ist als die Suche, etwa drei Nächte Mindestaufenthalt, wenn die meisten Gäste zwei Nächte suchen.
• Zimmertypen, die nie verkauft werden sollten, wie Testzimmer oder alte Kategorien, die ohne Preis veröffentlicht bleiben.
• Interne Zimmernamen wie „XGL“, mit denen Gäste nichts anfangen können.
• Kanäle verbunden, bevor die Preise fertig waren: Die Kanäle zeigen dann keine Verfügbarkeit.
• Künftige Buchungen nicht importiert, bevor ein Kanal aktiviert wurde: Das Risiko von Doppelbuchungen steigt.
• Eine Unterkunft für Einheiten mit verschiedenen Booking.com-Codes, die sich dann nicht verbinden lassen.
• Komma statt Punkt bei Preisen, obwohl das Control Panel das englische Zahlenformat erwartet.

Vor dem Livegang prüfen Sie drei Dinge: Jeder Zimmertyp hat in 30, 60 und 90 Tagen einen Preis, jedes Kanalzimmer ist zugeordnet, und Ihre künftigen Buchungen sind in Beds24.

Videos, Webinare und Hilfe beim Einrichten

Beds24 bietet viel kostenlose Hilfe zur Selbsthilfe, auf Englisch und in Teilen auf Deutsch:

• Quick Setup im deutschen Wiki: die zehn Schritte mit allen Menüpfaden (Quick Setup). Auf Englisch heisst die Seite Do the initial Setup.
• Setup-Assistenten mit deutscher Oberfläche (Setup Wizards).
• Videos: die YouTube-Playlist und kurze Videos direkt in den Wiki-Seiten, teilweise auf Englisch.
• Webinare jeden Donnerstag, abwechselnd um 11 und um 17 Uhr mitteleuropäischer Zeit, darunter „Getting started with Beds24“, mit Aufzeichnungen früherer Termine (Webinars). Laut deutschem Wiki finden sie „momentan nur in englischer Sprache statt“ (Webinare).
• Kostenloser Support bei technischen Fragen über den Bereich SUPPORT in Ihrem Konto, auf Deutsch oder Englisch.

Für persönliche Hilfe bietet Beds24 kostenpflichtige Online-Schulungen an, in denen das Team Ihr Konto mit Ihnen einrichtet; Sie buchen sie per Support-Ticket (Initial Setup). Die Preisseite nennt persönliches Onboarding und Online-Schulungen ab 79 Euro.

Für die Buchungsseite kann unser Team die Arbeit übernehmen. Sie senden uns einen Beds24-Einladungscode (Invite Code) und Ihre Fotos; wir verbinden Bookpage24, benennen die Zimmer, ergänzen Fotos in Ihren Sprachen, stellen Farben, Kurtaxe und Anzahlung ein und setzen den Link auf Ihre Website. Sie prüfen und geben frei, bevor etwas online geht, und die Einrichtung ($199 pro Unterkunft) zahlen Sie erst, wenn die Seite live ist. Einrichtung durch unser Team anfragen, oder selbst starten: Beds24 verbinden – kostenlose Diagnose zeigt, welche Zimmertypen Beds24 gerade nicht verkaufen kann.

Häufige Fragen