Beds24 Template Variables: E-Mail-Vorlagen, Rechnungen und Auto Actions richtig nutzen

Welche Vorlagen es in Beds24 gibt: Nachrichten, Auto Actions, Rechnungen, Buchungsvorlagen

„Vorlage“ oder „Template“ meint in Beds24 mehrere Dinge, und die meisten davon sind Texte mit Variablen. Stand Oktober 2026 finden Sie sie laut Beds24-Wiki hier:

Bestätigungsnachrichten gehen nur an Buchungen über Ihre eigene Beds24-Buchungsseite. Booking.com und die anderen Kanäle bestätigen ihre Buchungen selbst; wer diesen Gästen eine eigene Bestätigung oder Zusatzinformationen schicken will, nimmt laut Wiki eine Auto Action. Quellen: Auto Actions, Confirmation Messages, Rechnungsvorlage, Booking Templates.

Sie richten Beds24 gerade erst ein? Beginnen Sie mit unserem Beds24-Tutorial: zuerst Zimmer, Preise und Kanäle, die Vorlagen zuletzt, wenn die ersten Buchungen eintreffen.

So funktionieren Template Variables: [ROOMNAME], [INVOICEBALANCE] und Co.

Eine Variable ist ein Code in Grossbuchstaben zwischen eckigen Klammern. Beim Versand oder Druck ersetzt Beds24 ihn durch den Wert aus der Buchung, der Unterkunft oder der Einheit. Das deutsche Wiki verlangt, die Variablen „exakt wie angegeben“ zu kopieren, inklusive der eckigen Klammern (Template Variablen).

• Tage verschieben: [FIRSTNIGHT:-3 days] ergibt das Datum drei Tage vor der Anreise.
• Beträge anpassen: mit festem Betrag oder Prozentsatz, etwa [PRICE:-10] oder [INVOICEBALANCE:25%].
• Datumsformat in geschweiften Klammern: [FIRSTNIGHT:{%d.%m.%Y}] schreibt 13.11.2026, wie im deutschsprachigen Raum üblich. Mit %A und %B schreibt Beds24 Wochentag und Monat aus.
• NUM-Varianten zum Rechnen: [PRICENUM] oder [INVOICEBALANCENUM] zeigen den Betrag ohne Währungssymbol und ohne Tausendertrennzeichen. Das Wiki rät, bei Zahlen immer diese Varianten zu verwenden.
• INC-Varianten für stornierte Buchungen: [ROOMNAME] lässt stornierte Einheiten weg, [ROOMNAMEINC] nicht. In eine Stornobestätigung gehört die INC-Variante.
• BR-Varianten fügen Zeilenumbrüche ein, für HTML-Mails mit einer Angabe pro Zeile.

Smart Logic zeigt einen Text nur, wenn eine Bedingung zutrifft. Doppelpunkte trennen die beiden Vergleichswerte und den ersten Text, ein senkrechter Strich trennt die zwei Texte, und ein Text darf leer bleiben:

[IF>:[NUMADULT]:2:Bitte teilen Sie uns Ihre Bettenwünsche mit.|]
[IF=:[NUMNIGHT]:1:1 Nacht|[NUMNIGHT] Nächte]

Weil Doppelpunkt und Strich Trennzeichen sind, braucht ein Text mit Uhrzeit, Link oder „Offener Betrag:“ die Sonderform mit ^ und ~, die das Wiki genau für diesen Fall vorsieht: [IF>^[INVOICEBALANCENUM]^0^Offener Betrag: [INVOICEBALANCE]~Ihr Aufenthalt ist bezahlt.]

Template Variables sind Platzhalter, die Beds24 aus jeder Buchung füllt. Kopieren Sie sie exakt, nehmen Sie NUM-Varianten für Zahlen und INC-Varianten für Stornierungen, und testen Sie mit einer echten Buchung, bevor Gäste das Ergebnis sehen.

Die Variablen, die Gastgeber am häufigsten brauchen

Die vollständige Liste im deutschen Wiki umfasst mehrere hundert Variablen, auf Englisch und Deutsch beschrieben. Für die meisten Gäste-Mails reichen diese:

Eine Mail vor der Anreise, zum Einfügen in eine Auto Action. Sie verwendet nur Variablen aus der Tabelle:

Betreff: Ihr Aufenthalt im [PROPERTYNAME] ab [FIRSTNIGHT:{%d.%m.%Y}]

Guten Tag [GUESTFIRSTNAME] [GUESTNAME]

Wir freuen uns, Sie am [FIRSTNIGHT:{%d.%m.%Y}] für [IF=:[NUMNIGHT]:1:1 Nacht|[NUMNIGHT] Nächte] in unserem [ROOMNAME] zu begrüssen.
Check-in ist von [CHECKINSTART] bis [CHECKINEND] Uhr, Check-out am [LEAVINGDAY:{%d.%m.%Y}] bis [CHECKOUTEND] Uhr.

Adresse: [PROPERTYADDRESS]
Buchungsnummer: [BOOKID]
[IF>:[NUMADULT]:2:Bitte teilen Sie uns Ihre Bettenwünsche mit.|]
[IF>^[INVOICEBALANCENUM]^0^Offener Betrag: [INVOICEBALANCE]. Hier können Sie bequem bezahlen: [PAYURL:100%]~Ihr Aufenthalt ist vollständig bezahlt.]

Freundliche Grüsse
[PROPERTYNAME], [PROPERTYPHONE]

Achten Sie auf [PAYURL:100%] statt [PAYURL]: Steht in der Buchung ein Betrag im Anzahlungsfeld, verlangt das einfache [PAYURL] diesen Betrag und nicht den Rest.

Eine Auto Action für alle Unterkünfte: Property Templates

Wer mehrere Unterkünfte hat, kopiert schnell dieselbe Auto Action für jede Unterkunft und pflegt danach zehn Kopien. Das Wiki empfiehlt das Gegenteil: eine Auto Action, die für mehrere oder alle Unterkünfte auslöst, und die Angaben, die sich unterscheiden, in Unterkunft Templates. Diese Textfelder füllen Sie pro Unterkunft einmal aus, und sie funktionieren in Auto Actions, Buchungsvorlagen, Rechnungen und Berichten (Beds24-Wiki).

1. Tragen Sie in jeder Unterkunft unter (KONFIGURATION) UNTERKÜNFTE > BESCHREIBUNG > „Unterkunft Templates“ dieselbe Art Information ins selbe Feld ein, zum Beispiel den Türcode des Gebäudes in Unterkunft Template 1.
2. Schreiben Sie im Text der Auto Action [PROPERTYTEMPLATE1] statt des Codes.
3. Lassen Sie die Auto Action für alle Unterkünfte auslösen statt für eine einzelne.
4. Testen Sie sie mit je einer Buchungsnummer pro Unterkunft, wie im nächsten Abschnitt beschrieben.

Ihr Türcode für [PROPERTYNAME]: [PROPERTYTEMPLATE1]
Check-in ab [CHECKINSTART] Uhr. Anfahrt: [PROPERTYDIRECTIONS]

Dasselbe funktioniert für interne Mails: Im Wiki-Beispiel steht die E-Mail-Adresse des Reinigungsteams in Unterkunft Template 5, und die Auto Action schickt an [PROPERTYTEMPLATE5]. So erreicht eine einzige Auto Action in jeder Unterkunft das richtige Team. Unterscheiden sich Teams oder Codes pro Zimmer, nehmen Sie die Einheit Templates unter (KONFIGURATION) UNTERKÜNFTE > EINHEITEN > EINRICHTEN, eingefügt mit [ROOMTEMPLATE1] bis [ROOMTEMPLATE8]. Mit Unterkonten legen Sie die Auto Action im Hauptkonto an und wählen als Unterkunft „All visible in account“ (so im englischen Wiki).

Vorlagen testen, bevor Gäste sie sehen

1. Versand-E-Mail prüfen. Unter (KONFIGURATION) BENUTZERKONTO > VERSAND EMAIL legen Sie fest, ob Mails von Beds24 oder von Ihrer eigenen Adresse kommen; „Test-E-Mail senden“ prüft die Verbindung.
2. Mit echten Daten ansehen. Ihre Auto Actions stehen im Reiter MAIL jeder Buchung zur Verfügung und lassen sich dort manuell senden. Laut englischem Wiki öffnet sich die Mail dabei in einem Fenster, mit ausgefüllten Variablen, und Sie können sie vor dem Versand noch bearbeiten.
3. Den Test-Reiter nutzen. Er zeigt, wie viele und welche Buchungen eine Auto Action prüft. Geben Sie eine Buchungsnummer ein, und Sie sehen mit Diagnose, ob die Aktion für diese Buchung auslösen würde.
4. An sich selbst senden. Eine Testbuchung mit Ihrer eigenen E-Mail-Adresse, ohne Telefonnummer und ohne Ankunftszeit, zeigt genau, was ein Gast erhält, samt Lücken. Stornieren Sie sie gleich danach: Solange sie besteht, blockiert sie das Zimmer auf Ihren Kanälen.

Kommt gar keine Mail an, prüfen Sie laut englischem Wiki zuerst: Funktioniert die Versand-E-Mail? Steht die Auto Action auf automatisch statt „Manual“? Hat die Buchung eine gültige E-Mail-Adresse, sind Auto Actions für diese Buchung erlaubt, und treffen alle Auslöser zu? Ausserdem laufen Auto Actions laut Wiki nicht in Echtzeit, sondern in Batches: Planen Sie bei zeitabhängigen Auslösern etwas Spielraum ein.

Warum ein Feld leer oder falsch erscheint:

• Die Buchung enthält den Wert nicht. Ohne Telefonnummer oder Ankunftszeit bleiben [GUESTPHONE] oder [GUESTARRIVALTIME] leer. Formulieren Sie Sätze, die auch ohne Wert funktionieren, oder packen Sie sie in Smart Logic.
• Die Buchung ist storniert. [ROOMNAME], [NUMADULT] und viele andere lassen stornierte Buchungen weg: In Stornomails gehören [ROOMNAMEINC] oder [NUMADULTINC].
• Die Einstellung dahinter ist leer. Check-in- und Check-out-Zeiten kommen laut Wiki aus Konfiguration > Channel Manager > Inhalt Unterkunft. Steht dort nichts, erscheint nichts.
• Tippfehler oder Kleinbuchstaben. [GuestFirstName] ist keine Variable.
• Der falsche Name. [INTERNALROOMNAME] ist der interne Zimmername Ihres Beds24-Kontos, nicht der übersetzte Name, den die Buchungsseite zeigt. Interne Kürzel wie „DBLV“ sagen einem Gast nichts.
• Tabelle im Absatz. Setzen Sie [INVOICETABLE] nicht in <p>-Tags, sonst leidet die Formatierung; verschieben Sie die Variable in der Code-Ansicht des Editors.
• Button in der Mail. [PAYBUTTON] ist laut Wiki für E-Mails nicht empfohlen; nehmen Sie [PAYURL] oder [PAYLINK].
• Nachrichten über Kanäle. Booking.com und Airbnb unterstützen kein HTML: Geben Sie jeder Auto Action eine Nur-Text-Version mit. Booking.com lehnt zudem Links, PDFs und Sonderzeichen wie * oder @ ab.

Vorlagen in mehreren Sprachen

Wer Gäste aus mehreren Sprachräumen empfängt, in der Schweiz etwa auf Deutsch, Französisch, Italienisch und Englisch, braucht Vorlagen in mehreren Sprachen. Beds24 bietet dafür mehrere Wege:

• Texte pro Sprache in der Auto Action. Beds24 sucht den Text in der Sprache des Gasts, sonst in der Standardsprache Ihres Kontos. Fehlen beide, scheitert eine Nachricht an einen Booking.com-Gast mit „content or attachment is required“ (Beds24-Wiki).
• Rechnungen: Kopieren Sie die fertige Vorlage in jeden Sprachreiter und übersetzen Sie nur Ihren eigenen Text. Die Variablen verwenden laut Wiki automatisch die richtige Sprache.
• Betreff der Bestätigungs-Mail: Er lässt sich pro Sprache anpassen.
• SMS gehen in der Sprache des Kontos hinaus, nicht in der des Gasts. Hier hilft Smart Logic mit [GUESTLANGUAGE], wie im Wiki-Beispiel [IF=:[GUESTLANGUAGE]:de:Deutsch_Text|Englisch_Text].
• Sprachabhängige Werte: [BOOKINGDATE] zeigt das Buchungsdatum in der Sprache des Gasts, [GUESTCOUNTRYGL] sein Herkunftsland in seiner Sprache.

Für einzelne Sätze in drei Sprachen lassen sich zwei Bedingungen verschachteln. Die innere muss laut Wiki die Sonderform mit ^ sein, weil diese zuerst verarbeitet wird:

[IF=:[GUESTLANGUAGE]:fr:Merci pour votre réservation !|[IF=^[GUESTLANGUAGE]^it^Grazie per la prenotazione!~Vielen Dank für Ihre Buchung!]]

Ganze Mails gehören aber in die Sprachversionen der Auto Action, nicht in verschachtelte Bedingungen: So bleiben sie lesbar, und eine Änderung betrifft nicht jede Sprache gleichzeitig.

Templates der Buchungsseite sind etwas anderes

Wer nach „Beds24 Templates“ sucht, landet auch bei den Templates der Buchungsseite. Das sind Layouts, keine Texte: fertige Kombinationen von Modulen wie Bilder-Slider, Kalender, Preistabelle, Beschreibungen und Karte, ausgewählt unter LAYOUT in den Einstellungen der Buchungsseite. Ein anderes Template ändert das Aussehen der Seite, nicht den Inhalt Ihrer Mails. Wie Sie Layout, Farben und feste Texte anpassen, zeigt unsere Anleitung Beds24-Buchungsseite anpassen.

Und wenn Ihre Buchungsseite gar nicht die von Beds24 ist? Dann gilt fast alles weiter. Laut deutschem Wiki umfasst die Buchungsherkunft „Direkt“ „alle Buchungen von der eigenen Website, manuell eingegebene Buchungen und Buchungen welche über die API (nicht den Channel Manager) eingespielt werden“ (Quelle). Auto Actions, Rechnungen, Buchungsvorlagen und Unterkunft Templates hängen an der Buchung, nicht an der Seite, über die sie kam. Nur die Bestätigungsnachrichten sind für Buchungen über die Beds24-Buchungsseite beschrieben: Legen Sie Ihre Bestätigung deshalb als Auto Action an und prüfen Sie mit einer Testbuchung, welche Mails der Gast erhält, damit niemand zwei bekommt.

So arbeitet Bookpage24, eine Beds24 Booking Engine mit Ihrem Branding, die die Standard-Buchungsseite ersetzt, ohne Beds24 zu verlassen. Jede Buchung wird wie jede andere in Beds24 geschrieben, mit einer Referenz, und der Channel Manager von Beds24 schliesst das Zimmer auf allen Kanälen. Ihre Auto Actions mit Herkunft „Direkt“, Ihre Rechnungsvorlage und Ihre Buchungsvorlagen greifen also auch hier; testen Sie sie im Test-Reiter mit der Nummer einer Bookpage24-Buchung. Die Kurtaxe, die Bookpage24 pro Person und Nacht hinzufügt, steht als eigene Zeile in der Beds24-Buchung und erscheint so in [INVOICETABLE]; mehr dazu im Leitfaden zur Kurtaxe mit Beds24. Zimmernamen, Beschreibungen und Fotos pflegen Sie bei Bookpage24 auf Deutsch, Englisch, Französisch, Italienisch und Spanisch.

Wie das für Gäste aussieht, zeigt die Live-Demo mit den echten Preisen eines Hotels.

Häufige Fragen